Site Operations Manager - Germany (Site, Fleet & Reception) (m/w/d)

Arbeitsort: Neu-Isenburg 63263, Hessen, Deutschland hybrides Arbeitsmodell: 2 Tage die Woche in Neu-Isenburg und 3 Tage remote möglich
Vertragsart: Dauerhaft unbefristete Festanstellung in Vollzeit
Stelle ID: 4321 

Site Operations Manager – Germany (Site, Fleet & Reception) (m/w/d)

Die Rolle:
Der Site Operations Manager (m/w/d) verantwortet die operative Steuerung und Ergebnisqualität in den Bereichen Gebäudemanagement, Fuhrparkmanagement sowie Reception & Conference Service. Innerhalb vorgegebener Richtlinien trifft er/sie Entscheidungen zu Budget, Verträgen und Prioritäten und stellt die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben sicher.

Ihre Aufgaben:

1. Gebäudemanagement:

• Überwachung und Kontrolle der Büroinfrastruktur, einschließlich Bürofläche, Möbeln und technischer Ausstattung
• Sicherstellung eines reibungslosen operativen Betriebs der Büroflächen (z. B. Reinigung, technische Wartung, Sicherheit)
• Organisation von Umzügen und Änderungen innerhalb der Büroflächen (einschließlich Einrichtung und Umbauten)
• Überwachung und Dokumentation von Baumaßnahmen, Reparaturen oder Instandsetzungen.
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, einschließlich Reinigungs-, Wartungs- und Sicherheitsfirmen, um die Qualität und Effizienz sicherzustellen.
• Vertragsmanagement und Kostenüberwachung bei externen Dienstleistern.

• • Planung und Initiierung von Jahres-POs  für alle bürorelevanten Abläufe.
  • Budgetierung und Kontrolle der Betriebskosten der Bürofläche.

• Identifikation von Einsparpotenzialen und Implementierung von Kosteneffizienzmaßnahmen

In enger Zusammenarbeit mit dem Verantwortlichen für Arbeitssicherheit:

• • Gewährleistung, dass alle gesetzlichen Vorschriften bezüglich Gesundheit, Sicherheit und Brandschutz eingehalten werden.
• Regelmäßige Durchführung von Sicherheits- und Brandschutzkontrollen in den Arbeitsbereichen.

2. Fuhrparkmanagement:

• Überwachung und Koordinierung des gesamten Fuhrparks
• Sicherstellung der 100%igen Mobilität aller Dienstwagennutzer/innen
• Verwaltung bestehender Leasingverträge, inkl.
  • Monitoring der Leasinglaufzeiten
  • Bestellaufforderung an Dienstwagennutzer
  • Kontrolle der Lieferung von Neufahrzeuge
  • Freigabe von Dienstwagenbestellungen
  • Überwachung der Zulassung und Auslieferung von Neufahrzeugen
  • Abwicklung der Fahrzeugrückgabe bei Vertragsende
  • Planung von Firmenfahrzeugen für neue sowie ausscheidende MitarbeiterInnen
  • Meldung von Fahrerwechseln
• Ggf. Neuausschreibung des Fuhrparks in Abstimmung mit dem globalen Team
• Entwicklung und Umsetzung strategischer Maßnahmen zur Kosten- und Verbrauchsoptimierung der Fuhrparkaktivitäten (z. B. Senkung der Betriebskosten und Verbesserung der Nachhaltigkeit)
• Sicherstellung der elektronischen Führerscheinkontrolle
• Beschaffung von BG-bezuschussten Gutscheinen für Fahrsicherheitstrainings
• Sicherstellung der E-Lade-Infrastruktur am Bürostandort

3. Verantwortliche/r für die Steuerung „Reception & Conference Service“ (externer Dienstleister):

Der/die Stelleninhaber/in verantwortet die Steuerung und Qualitätssicherung der durch einen externen Dienstleister erbrachten Leistungen im „Reception & Conference Service“ (1 Stammkraft, mehrere Springer).

• • Service- und Vertragsleistungen steuern (SLA/KPI), regelmäßige Service-Reviews mit dem Dienstleister.
  • Einsatzplanung, Vertretungen und Tagesprioritäten in Abstimmung mit dem Dienstleister koordinieren.
  • Schnittstelle zu internen Bereichen (z.B. HR, IT) und Eskalationsmanagement.
  • Sicherstellen, dass erforderliche Trainings, Zutritts- und Sicherheitsunterweisungen sowie SOPs beim Dienstleister vorliegen und angewendet werden.
  • Kontinuierliche Verbesserung anstoßen und Feedback an den Anbieter geben.

4. LPOC IT
   Der/die Stelleninhaber/in fungiert als lokaler Ansprechpartner (Local Point of Contact) für den deutschen IT-Fieldservice sowie als zentrale Schnittstelle/Ansprechpartner für Global IT (Abstimmung globaler Richtlinien, Eskalationen und standortbezogene Themen) und  verantwortet die Verwaltung der mobilen Telefonie, einschließlich der Administration von SIM-, eSIM- und Multi-SIM-Profilen. Unterstützung im Onboarding Prozess.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium
• Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung im Bereich Site/Office-Operations inkl. Steuerung externer Dienstleister und Vertrags-/SLA-Management
• Mehrjährige nachweisbare Erfahrung im Fuhrparkmanagement (Leasing-/Bestell-/Zulassungs-/Rückgabeprozesse, Schaden-/Versicherungsmanagement)
• Erfahrung mit e Mobilität (Ladeinfrastruktur, Lade-/Abrechnungsprozesse, Fahrzeugauswahl); Kenntnisse gängiger Fuhrparktools
• Stark ausgeprägte organisatorische und planerische Fähigkeiten
• Strukturierte Arbeitsweise
• Exzellente Kommunikations- und Verhandlungskompetenz sowie souveräner Umgang mit externen Partnern, Dienstleistern und internen Stakeholdern.
• Hohe Problemlösungskompetenz und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und Prioritäten zu setzen
• Ruhe und Souveränität in stressigen Situationen
• Sehr gute Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute IT- und MS-365/Office-Kenntnisse
• Grundwissen über Arbeits- und Brandschutz (ArbSchG, DGUV) und gelebte Compliance-Orientierung

Nehmen wir gemeinsam eine Vorreiterrolle ein

Wir bei LEO Pharma helfen Menschen mit Hautkrankheiten, ein erfülltes Leben zu führen, indem wir die Dermatologie über die Haut hinaus weiterentwickeln. Wir fördern die Dermatologie mit unserem Wissen, unserer Zusammenarbeit und unserer Neugier, und wir bilden die Speerspitze der Wissenschaft bei der Entwicklung neuer Medikamente. Bei der gemeinsamen Pionierarbeit geht es uns darum, die Möglichkeiten für einander, unser Unternehmen und unsere Patienten ständig zu verbessern und zu erweitern.

Wir bei LEO Pharma glauben, dass unsere unterschiedlichen Perspektiven, Hintergründe und Einstellungen uns in die Lage versetzen, die besten Entscheidungen zu treffen, eine inklusive Kultur zu fördern und die Bedürfnisse des Marktes zu erfüllen, in dem wir tätig sind. Daher möchten wir Sie ermutigen, sich für die Stelle zu bewerben, wenn Sie sich für die Aufgabe begeistern können - auch wenn Sie nicht jede einzelne der aufgeführten Anforderungen erfüllen, könnten Sie genau der Pionier sein, den wir suchen. Wir glauben an Flexibilität in allen Aspekten - auch wenn es darum geht, die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitarbeiter zu unterstützen, daher bieten wir, wann immer möglich, Möglichkeiten für gemischte Arbeitsverhältnisse.

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